Przypadek 2
Wadliwe fakturowanie w najmie turystycznym: dlaczego to właściciel (i Ty) ma z tego problem podatkowy
Kiedy właściciel zleca Ci eksploatację, a Ty podpisujesz z gościem, ten najem przestaje być zwolniony i wchodzi w VAT 21%. Jeśli do tego fakturujesz bez identyfikacji lokalu, Twój klient nie może się rozliczyć.
Jeśli zarządzasz najmem turystycznym właścicieli nierezydentów i podpisujesz umowy z gośćmi we własnym imieniu, istnieje rzeczywistość podatkowa, której wielu właścicieli nie zna, a która - źle prowadzona - staje się Twoim problemem.
Są dwa sposoby zarządzania. Jeśli robisz to w imieniu i na rzecz właściciela, fakturujesz tylko prowizję i nie ma reklasyfikacji. Ale jeśli właściciel zleca Ci eksploatację lokalu, a Ty podpisujesz z gościem, operacja kwalifikuje się jako najem do podnajmu: ten najem przestaje być zwolniony i podlega VAT po stawce ogólnej 21% (art. 20.Uno.23º.f’ i art. 90.Uno ustawy o VAT). To nie nasza opinia: Dyrekcja Generalna Podatków potwierdziła to w interpretacji V1435-25 z lipca 2025 r. w identycznym przypadku zarządzania turystycznego.
A od 1 stycznia 2023 r. (reforma art. 84.Uno.2º LIVA) właściciel nierezydent nie może już przenieść tego VAT-u na Ciebie: ustawa nakłada na niego obowiązek jego naliczenia, rejestracji jako przedsiębiorcy, składania Modelo 303 kwartalnie i wystawiania Ci faktury. Przed 2023 mógł odwrócić podatek na Ciebie; od 2023 - nie. Z Twojej strony to, co naliczasz gościowi, wynosi 10%, jeśli świadczysz prawdziwe usługi hotelowe (recepcja, regularne sprzątanie, zmiana pościeli), i bez VAT, jeśli to zwykły najem.
Błąd → skutek
Kliknij błąd, aby rozwinąć
01 Gestor wystawia faktury pod nazwami handlowymi typu „Sunset Apartment 3" zamiast pod adresem lub…
Gestor wystawia faktury pod nazwami handlowymi typu „Sunset Apartment 3" zamiast pod adresem lub…
Gestor wystawia faktury pod nazwami handlowymi typu „Sunset Apartment 3" zamiast pod adresem lub numerem katastralnym lokalu. Właściciel ma kilka mieszkań i nie potrafi powiązać faktury z konkretną nieruchomością.
Bez identyfikacji lokalu nie da się ustalić, jaki wydatek dotyczy której nieruchomości. Urząd skarbowy odrzuca koszty nieprzypisane do konkretnego lokalu, bo imputación de rentas (Modelo 210) wymaga rozliczenia nieruchomość po nieruchomości. Właściciel traci prawo do odliczenia kosztów, które realnie poniósł.
02 Kilka mieszkań i kilka miesięcy łączonych w jedną fakturę zbiorczą, bez podziału na nieruchomość i…
Kilka mieszkań i kilka miesięcy łączonych w jedną fakturę zbiorczą, bez podziału na nieruchomość i…
Kilka mieszkań i kilka miesięcy łączonych w jedną fakturę zbiorczą, bez podziału na nieruchomość i okres. Gestor robi tak, żeby „oszczędzić czas", ale w rzeczywistości utrudnia rozliczenie właścicielowi.
Właściciel nie może rozdzielić kosztów i przychodów według nieruchomości, bo deklaracja Modelo 210 wymaga osobnego wpisu za każdy lokal. Deklaracja się nie zgadza, powstają korekty, odsetki za zwłokę i dodatkowa praca księgową, która kosztuje więcej niż oszczędność na fakturowaniu.
03 W teczce właściciela pojawiają się duplikaty faktur i dokumenty, które fakturami nie są: kosztorys…
W teczce właściciela pojawiają się duplikaty faktur i dokumenty, które fakturami nie są: kosztorys…
W teczce właściciela pojawiają się duplikaty faktur i dokumenty, które fakturami nie są: kosztorys zamiast faktury końcowej, paragon bez danych dostawcy, zdjęcie zakupu przesłane przez WhatsApp. Gestor nie odróżnia dokumentu księgowego od dowodu zakupu.
Urząd skarbowy odrzuca te wydatki, bo nie spełniają wymogów formalnych faktury (art. 6 i 7 RD 1619/2012, Reglamento de Facturación). Właściciel traci prawo do odliczenia kosztów, które realnie poniósł, a gestor nie potrafi tego naprawić po fakcie, bo dostawca już nie wystawi korekty.
04 Firma zarządzająca podpisuje umowy najmu we własnym imieniu, pobiera opłaty od gości na swoje konto…
Firma zarządzająca podpisuje umowy najmu we własnym imieniu, pobiera opłaty od gości na swoje konto…
Firma zarządzająca podpisuje umowy najmu we własnym imieniu, pobiera opłaty od gości na swoje konto bankowe i ma klucze do lokalu. Właściciel formalnie zlecił jej „eksploatację", nie wiedząc, co to oznacza podatkowo.
Od 2023 r. (reforma art. 84.Uno.2º LIVA) ta struktura oznacza, że właściciel nierezydent staje się dłużnikiem 21% VAT i musi zarejestrować się jako przedsiębiorca, składać Modelo 303 i wystawiać faktury. O tym obowiązku nikt go nie informuje. Pozostaje narażony na kary i odsetki, a firma, która mu tę strukturę założyła, milczy.
Jak to zrobić dobrze
Cztery rzeczy, które decydują o tym, czy zarządzanie generuje problemy, czy nie:
- Fakturuj z identyfikacją każdego lokalu pod adresem lub numerem katastralnym, nie pod nazwami handlowymi.
- Rozdzielaj przychody, prowizje i koszty według nieruchomości i okresu.
- Miej jasność, kto podpisuje umowę najmu i na czyje nazwisko pobierane są opłaty - od tego zależy większość klasyfikacji podatkowej.
- Przechowuj dokumentację uporządkowaną według lokalu; Twój klient będzie jej potrzebował do każdej deklaracji.
Co robimy w PGK
Wiemy, jak ma być zorganizowane zarządzanie turystyczne pod kątem podatkowym i prowadzimy to po obu stronach: porządkujemy i weryfikujemy dokumentację gestora, by była przydatna podatkowo, oraz przejmujemy w całości deklarację właściciela nierezydenta (Modelo 210, VAT 303, podatek od majątku).
Tak gestor świadczy usługę bez niespodzianek, a właściciel wywiązuje się z obowiązków wobec urzędu skarbowego bez konfliktów.